Informace o zpracování osobních údajů a o souvisejících právech podle čl. 13 a 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „Nařízení“)
(dále jen „Zásady ochrany osobních údajů“ nebo „Zásady“)
1. Komu jsou tyto zásady určeny?
Tyto Zásady jsou určeny všem stávajícím, potenciálním a po určitou dobu i bývalým klientům (dále jen „Klient“) skupiny DHS Estate v České republice, tedy těm,
- kteří uzavřeli nebo mají v úmyslu uzavřít s některou ze společností náležejících do skupiny DHS Estate v České republice (dále jen „Skupina DHS Estate“), jejichž seznam je uveden v čl. 2. níže (dále jen „Společnost či Společnosti DHS Estate“),
- rezervační smlouvu, smlouvu o budoucí kupní smlouvě či kupní smlouvu, jejímž předmětem je převod vlastnictví k nemovité věci (dále jen „Nemovitosti“) z některé ze Společností DHS Estate na Klienta (dále jen „Kupní smlouva“);
- smlouvu o ubytování (přechodném nájmu) či nájemní smlouvu v nemovitostech ve vlastnictví některé ze Společností DHS Estate, ať již přímo či prostřednictvím rezervačního systému užívaného Skupinou DHS Estate nebo Zprostředkovatele dle čl. 3 písm. (c) níže (dále jen „Ubytovací smlouva“);
(dále společně „Smlouva či Smlouvy“)
- kteří navštíví webové stránky některé ze Společností DHS Estate jako například https://dhsestate.cz/, https://salethrabetice.cz/kontakty/ nebo https://lukahrabetice.cz/kontakty/ nebo jejich vstupní stránky (landing pages) (dále jen „Webové stránky“) a kteří z Webových stránek odešlou zprávu, zanechají své kontaktní údaje či sjednají prohlídku prostřednictvím kontaktního formuláře na webu (dále jen „Zpráva“).
2. Kdo je správcem Vašich osobních údajů a jak jej kontaktovat?
Společnost DHS Estate, se kterou jste uzavřel(a) nebo uzavíráte Smlouvu či jednáte o jejím uzavření a/nebo které jste odeslal(a) či odesíláte Zprávu či jejíž Webové stránky jste navštívil(a) (dále jen „Smluvní partner“), a ostatní Společnosti DHS Estate jsou vždy společnými správci Vašich osobních údajů ve smyslu čl. 26 Nařízení.
Společnostmi DHS Estate jsou: DHS Estate a.s., IČO: 09344969, Šalet Hrabě, s.r.o., IČO: 04028724 a Luka Hrabě, s.r.o., IČO: 21539731, všechny se sídlem Střížkovská 630/114, 180 00 Praha 8 – Střížkov, a případné budoucí Společnosti DHS Estate, které budou vždy uvedeny na Webových stránkách DHS Estate, a.s. (dále jen „Společní správci“).
Společní správci mimo jiné ujednali, že informační povinnost dle článků 13 a 14 Nařízení, kterou lze podle § 8 z. č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, splnit zveřejněním způsobem umožňujícím dálkový přístup (tj. v případě zpracování za účelem plnění zákonné povinnosti či veřejného úkolu, a dále ve vztahu k elektronicky zasílané Zprávě či návštěvě Webových stránek), plní Společní správci zveřejněním na Webových stránkách. Při předsmluvních jednáních a při uzavírání Smlouvy samotné pak tuto povinnost plní přímo Společnost DHS Estate, která je Smluvním partnerem.
Ve věci osobních údajů můžete Společné správce primárně kontaktovat a veškerá níže uvedená práva uplatnit písemně na adrese sídla DHS Estate, a.s. či zasláním e-mailové zprávy na adresu recepce@DHSestate.cz. Na těchto adresách lze též hlásit změny v osobních údajích, ke kterým u Vás dochází. Práva podle Nařízení však lze podle jeho článku 23 odst. 3 vykonávat u každého ze Společných správců i vůči každému z nich.
3. Jaké osobní údaje o Vás shromažďujeme a zpracováváme?
Zpracováváme o Vás zejména identifikační, adresné a kontaktní údaje, a dále v závislosti na typu Smlouvy také například údaje o místě a době pobytu, o Vašich bankovních účtech a bonitě, o zdroji majetku, Vaše platební údaje, údaje o Vašich rodinných poměrech a preferencích v oblasti bydlení,
- které jsou uvedené ve Zprávě, v Kupních smlouvách a v dokumentech, které s nimi souvisejí, například v listinách týkajících se klientských změn, v protokolu o technické přejímce či protokolu o předání Nemovitosti, v Ubytovacích smlouvách a s nimi souvisejících registračních formulářích či ubytovacích poukazech (voucherech);
- které sdělíte některému ze Společných správců či Příjemcům dle čl. 5 níže při projednávání, uzavírání a plnění Smluv a poskytování s nimi souvisejících služeb, například v souvislosti s platbami dle Smluv, se zpracováním klientských změn či s rezervací;
- které nám o Vás předají provozovatelé cestovních portálů, jakožto samostatní správci, např. Booking.com B.V. provozující portál www.booking.com, Airbnb Ireland UC, private unlimited company provozující portál www.airbnb.cz nebo ONLINE HOLDING s.r.o. provozující například portály www.hotel.cz, www.spa.cz, a další, s nimiž předání sjednáte (dále jen „Zprostředkovatelé“);
- které jsme povinni zjišťovat, ověřovat, uchovávat např. v dokumentaci AML, v domovní či evidenční knize a/nebo předávat dalším subjektům v souvislosti s uzavíráním a plněním Smluv na základě právní předpisů, zejména z. č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „Zákon AML“), z. č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích (dále jen „Zákon o místních poplatcích“), z. č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců (dále jen „Zákon o pobytu cizinců“), či dalších zákonů v oblasti účetní a daňové (o DHP, o účetnictví apod.) (dále jen „Údaje zpracovávané ze zákona“).
Dále zpracováváme Vaše osobní údaje získané při Vašich návštěvách Webových stránek prostřednictvím souborů cookies. Pomocí nezbytných technických nebo funkčních cookies, k jejichž použití nepotřebujeme Váš souhlas, získáváme především Vaši IP adresu a k ní přidružené veskrze provozní údaje nezbytné pro fungování Webové stránky a nastavení uživatelských standardů (dále jen „Údaje z technických cookies“). V případě udělení souhlasu v cookies liště s použitím netechnických, zejména analytických či reklamních a marketingových cookies, podle z. č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích (dále jen „Souhlas s užitím netechnických cookies“) zpracováváme kromě vaší IP adresy také například Vaše jedinečné ID, údaje o chování na Webových stránkách, o uživatelských preferencích apod. (dále jen „Údaje z netechnických cookies“).
Vaše osobní údaje tedy získáváme především od Vás, dále od ostatních Společných správců, od Zprostředkovatelů, případně prostřednictvím dalších správců dle čl. 5 níže či z veřejných seznamů (např. z katastru nemovitostí či obchodního rejstříku).
4. Za jakým účelem a na základě jakého právního titulu Vaše osobní údaje zpracováváme?
Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem:
- uzavření Smluv a plnění Smluv, právním titulem je splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů (také u Zpráv) podle čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení;
- plnění povinností, které v souvislosti s uzavíráním a plněním Smluv ukládají právní předpisy, a to zejména archivačních povinností (dle zákona o účetnictví, o DPH apod.), povinnosti oznamování pobytu cizinců podle Zákona o pobytu cizinců, evidenční povinnosti podle Zákona o místních poplatcích a povinnosti provádět identifikaci, případně kontrolu Klientů podle Zákona AML. Právním titulem je plnění právní povinnosti, která se na Společné správce vztahuje podle čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení;
- oprávněných zájmů Společných správců, k nimž patří zejména:
- předávání osobních údajů v rámci Skupiny DHS Estate pro její vnitřní administrativní účely, zejm. za účelem jejich zpracování vybranými zaměstnanci v rámci Skupiny DHS Estate, resp. zpracovateli či jinými správci řádně pověřenými v rámci Skupiny DHS Estate;
- ochrana právních nároků Společných správců a primárně Smluvního partnera v případných sporech týkajících se Smluv či zpracování osobních údajů apod.;
- plnění úvěrové smlouvy ve vztahu k financující bance, zejm. prokazování komercializace projektu Společnosti DHS Estate předkládáním vybraných Smluv bance financující příslušný projekt;
- zasílání obchodních sdělení týkajících se stávajících či připravovaných projektů Skupiny DHS Estate Klientům za účelem přímého marketingu;
- pořádání kampaní na Webových stránkách za účelem online marketingu;
- využití nezbytných kontaktních údajů Klientů, kteří nabývají dle Smluv vlastnictví k Nemovitostem, zejm. jednotkám vymezeným v domě, pro jehož správu vzniklo společenství vlastníků jednotek, jehož je Smluvní partner prvním předsedou společenství vlastníků, do okamžiku jejich zápisu do katastru nemovitostí, za účelem svolávání zasedání shromáždění vlastníků;
- v případě hypotečního financování koupě Nemovitosti předávání nezbytných osobních údajů Klientů případně stanovenému zprostředkovateli hypotečního financování za účelem optimalizace vyřizování financování koupě na základě Smluv;
- využití Údajů z technických cookies k zajištění správného fungování Webových stránek a zachování základních uživatelských preferencí;
- v případě udělení Souhlasu s užitím netechnických cookies, a) analýza a optimalizace Webových stránek a na nich probíhajících kampaních a b) vytváření uživatelských profilů Klientů k zobrazování personalizované reklamy zboží a služeb Skupiny DHS Estate (přímý marketing).
Právním titulem je naplnění oprávněných zájmů Společných správců podle čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení.
Jde o zpracování údajů nezbytné pro uzavření a plnění Smluv a plnění právních povinností a pro oprávněné zájmy Společných správců. Poskytnutí údajů je tedy povinným smluvním a zákonným požadavkem, bez něhož nelze Smlouvy uzavřít a plnit, plnit právní povinnosti ani naplnit oprávněné zájmy Společných správců.
Proti zpracování za účelem oprávněných zájmů můžete vznést kdykoli námitku. V případě námitky proti zpracování za účelem přímého marketingu dle čl. 4 písm. (c) bod (iv), (v) a (vii) písm. b) výše Společní správci od zpracování za tímto účelem bez dalšího upustí.
- V případě udělení Souhlasu s užitím netechnických cookies mohou Údaje z netechnických cookies sloužit také k získání a vytváření uživatelských profilů Klientů subjekty, kteří poskytují služby např. analytické či marketingové ve vztahu k Webovým stránkám jako např. Google analytics či Facebook (dále jen „Poskytovatelé“) a kteří je následně využívají k tomu, že Klientům poskytují personalizovanou reklamu zboží a služeb svých nebo svých klientů nebo na svých platformách. Právním titulem je zde souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení. Konkrétní Poskytovatelé jsou uvedeni v informaci v příslušné cookies liště.
Váš souhlas je dobrovolný, můžete jej kdykoliv odvolat, a to na příslušné Webové stránce pomocí cookies lišty dostupné v oddílu věnovanému cookies, případně též kterýmkoli ze způsobů a na kterékoli kontaktní adrese dle čl. 2.2 výše. Odvolání souhlasu je účinné okamžikem doručení prvnímu ze Společných správců. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházející ze souhlasu před jeho odvoláním. Po skončení platnosti souhlasu Vaše osobní údaje shromážděné za tímto účelem smažeme a skartujeme, pokud pro jejich další zpracování nebude existovat jiný zákonný důvod.
Pokud bychom měli v úmyslu nebo by bylo nezbytné Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, poskytneme Vám neprodleně předem informaci o tomto jiném účelu a další související informace.
5. Komu mohou Společní správci Vaše osobní údaje zpřístupnit?
Společní správci mohou Vaše osobní údaje zpřístupnit následujícím příjemcům:
- zvoleným zpracovatelům, kteří se podílejí na plnění Smluv či poskytují Společným správcům s nimi související služby a Vaše osobní údaje zpracovávají na základě pokynů Společných správců, zejména provozovateli rezervačního systému Skupiny DHS Estate společnosti PREVIO s.r.o., IČO: 25975234;
- dalším správcům pro účely poskytování konkrétní se Společnými správci sjednané služby, např. generálnímu dodavateli, projektovému manažerovi, technickému dozoru, zprostředkovatelům klientských změn, bankám financujícím projekty Skupiny DHS Estate, v případě hypotečního financování koupě Nemovitosti zprostředkovatelům hypotečního financování, právním zástupcům, účetním, daňovým a dalším poradcům Společných správců;
- při plnění právních povinností zejména orgánům veřejné moci či obecním úřadům v přenesené působnosti (dále jen „Příjemci“).
Osobní údaje nejsou poskytovány třetím osobám ze zemí mimo EU a EHP.
6. Jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme?
Vaše osobní údaje shromážděné za účelem uzavření a plnění Smluv zpracováváme do splnění závazků a uspokojení nároků ze všech Smluv a všech případných souvisejících řízení.
Údaje zpracovávané ze zákona uchováváme po skartační dobu v příslušném zákoně stanovenou, která činí např. 10 let dle Zákona o AML, 6 let dle Zákona o místních poplatcích a Zákona o pobytu cizinců, a 10, 5 apod. v oblasti účetní a daňové.
Nedojde-li na základě Vaší poptávky (započaté jakýmkoli způsobem vč. Zprávy) k uzavření Smlouvy, ukončíme zpracování Vašich osobních údajů nejpozději do 1 měsíce, vyjma základních, které si ponecháme pro účel ochrany právních nároků dle čl. 4. písm. c) odst. (ii) výše, a kontaktních, které využíváme k zasílání obchodních sdělení či online marketingu dle čl. 4. písm. c) odst. (iv), resp. (v) výše.
V případě vyhovění Vaší námitce proti některému ze zpracování za účelem oprávněných zájmů Společných správců dojde k ukončení zpracování příslušných údajů nejpozději do 3 měsíců od odeslání vyrozumění o takovém vyhovění.
Údaje z netechnických cookies zpracováváme po dobu trvání Vašeho souhlasu uděleného v cookies liště. O opětovné udělení souhlasu v liště cookies Vás žádáme pravidelně po uplynutí roku 6 měsíců od jeho odmítnutí či zrušení, resp. vždy při podstatné změně nastavení cookies.
Za účelem ochrany právních nároků Společných správců pro případ sporů ze Smluv s Klienty či v souvislosti s prováděným zpracováním si Společní správci ponechají nezbytné údaje nejdéle po dobu jednoho roku od uplynutí všech promlčecích lhůt, které vyplývají ze Smluv či předsmluvních jednání, nebo se vztahují se k provedenému zpracování.
7. Jakým způsobem Vaše osobní údaje zpracováváme?
Osobní údaje zpracováváme manuálně i automatizovaně s využitím moderních technologií. Při zpracovávání osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani k profilování.
8. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?
V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte následující práva:
- právo na přístup: Máte právo získat potvrzení o tom, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovány, a pokud ano, pak právo na přístup k nim, právo na související informace o nich a o jejich zpracování a o všech Vašich souvisejících právech. Máte právo získat kopii zpracovávaných osobních údajů, první bezplatně a každou další případně za přiměřenou úhradu administrativních nákladů;
- právo na opravu: Máte právo požádat Společné správce o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, považujete-li je za nepřesné či neúplné;
- právo na omezení zpracování: Po dobu řešení sporů týkajících se Vašich údajů (např. ohledně přesnosti, na základě námitky či žádosti o omezení či o jejich poskytnutí na ochranu Vašich právních nároků) máte právo na omezení jejich zpracování jen na jejich uložení. Další zpracování je možné jen s Vaším souhlasem nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, ochrany práv jiných osob či veřejného zájmu;
- právo na výmaz: Máte právo požadovat, aby Společní správci vymazali Vaše osobní údaje v případech stanovených Nařízením, např. pominul-li účel jejich zpracování, jsou-li již nepotřebné pro stanovené účely, odvoláte-li souhlas, jsou-li zpracovávány na jeho základě, a neexistuje žádný další důvod pro jejich zpracování, vznesete-li úspěšně námitku, zpracování je protiprávní nebo to Společným správcům ukládá právní předpis;
- právo vznést námitku: Budou-li nebo zpracovávají-li Společní správci po předchozí informaci Vaše údaje pro účely svých oprávněných zájmů (například přímého marketingu, ochrany svého majetku či obhajoby svých právních nároků), máte právo vznést námitku. Na základě námitky Společní správci údaje dále nezpracovávají, pokud neprokáží závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami. U námitky proti zpracování za účelem přímého marketingu od zpracování upustí bez dalšího;
- právo na přenositelnost údajů: Jedná-li se o osobní údaje, které od vás získali Společní správci za účelem plnění Smlouvy či na základě Vašeho souhlasu a které zpracovávají automatizovaně, máte právo od Společných správců obdržet výpis takových údajů ve strukturovaném strojově čitelném formátu a, je-li to technicky proveditelné, právo na jejich předání jinému správci;
- dále máte právo obrátit se se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.gov.uoou.cz.